Wichtiger Hinweis

Die MIN-Promotionsverwaltung bearbeitet Promotionsverfahren elektronisch.

In Docata-MIN werden der Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren durch Promotionskandidat/innen der MIN-Fakultät und der Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens durch zugelassene MIN-Promovierende elektronisch gestellt. Des Weiteren werden im Docata-MIN-Account der Promotionskandidat/innen der MIN-Fakultät und der Promovierenden der MIN-Fakultät Schreiben und Bescheiden zu ihren Anträgen (im Rahmen des Promotionsverfahrens) und zum Ablauf des Promotionsverfahrens eingestellt. Die Promovierenden der MIN-Fakultät können in Docata-MIN im Laufe ihrer Promotion ihre Kontaktdaten aktualisieren.

Personenbezogene Daten der Betreuenden, der Gutachter/innen und der Prüfungskommissionsmitglieder, die im Rahmen Ihres Promotionsverfahrens der MIN- Fakultät vom zuständigen Promotionsausschuss bestellt werden bzw. wurden, werden zweckgebunden verarbeitet: Der Zweck der Verarbeitung richtet sich in erster Linie nach den Anforderungen der Durchführung der Promotion, der Erfüllung von Meldepflichten gegenüber Ämtern, Behörden und Aufsichtsinstitutionen, auf Grundlage einer rechtlichen Basis. Die Verarbeitung erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Promotionsverfahrens, unter Berücksichtigung des Art. 88 EU-DSGVO. Für das Promotionsverfahren zu bestellende bzw. bestellte Betreuende erhalten über Docata-MIN Informationen im Rahmen Ihres Promotionsverfahrens, die für die Durchführung der Betreuung Ihres Promotionsvorhabens notwendig sind bzw. deren Übermittlung durch die geltende Promotionsordnung vorgesehen ist. Für das Promotionsverfahren bestellte Gutachter/innen und Prüfungskommissionsmitglieder erhalten über Docata-MIN im Rahmen des Promotionsprüfungsverfahrens Zugriff auf die zur Bewertung eingereichte elektronische Dissertation und weitere Dokumente in elektronischer Form, die für die Begutachtung der Dissertation und die Durchführung des Promotionsprüfungsverfahrens notwendig sind.

Weitere Informationen zu der Antragstellung und den Antragsunterlagen erhalten Sie im Rahmen der jeweiligen Online-Antragstellungen und auf den Webseiten Ihres Fachbereiches.

Datenschutzerklärung

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg

praesident@uni-hamburg.de

Die Universität Hamburg ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird gesetzlich vertreten durch Univ.-Prof. Dr. med. Hauke Heekeren, Präsident der Universität Hamburg, Mittelweg 177, 20148 Hamburg.

Projektverantwortliche ist:

Dr. Judith Scholz
Universität Hamburg
Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften
Welckerstraße 8
20354 Hamburg

Telefon: +49 40 42838-1637
E-Mail: docata-min@uni-hamburg.de

2. Datenverarbeitung

Die MIN-Promotionsverwaltung bearbeitet Promotionsverfahren elektronisch. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Antragstellung auf Zulassung zum Promotionsverfahren, der Antragstellung auf Eröffnung des Promotionsverfahrens, bei der Aktualisierung Ihrer Kontaktdaten und bei anderen Antragstellungen und Anfragen bei der Begründung, der Durchführung und dem Abschluss des Promotionsverfahrens von Ihnen erhalten haben. Zudem verarbeiten wir – soweit dies im Rahmen der Erfüllung des Promotionsverfahrens erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von Dritten erhalten (z. B. von den zuständigen Fach-Promotionsausschüssen, Betreuer/innen, Gutachter/innen, Prüfungskommissionsmitgliedern, Gerichten, Behörden, Ämtern).

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit), Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten, Hochschulzugangsberechtigung), Qualifikationspapiere (z. B. Zeugnisse, Bewertungen und sonstige Ausbildungsnachweise), Daten im Zusammenhang mit dem Promotionsprüfungsverfahren (z. B. Gutachten und andere relevante für das Promotionsprüfungsverfahren Daten).

Ihre Promotionsakte:

Elektronische Promotionsakte: Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Ihre personenbezogenen Daten, die wir gemäß erstem Absatz dieses Punkts 2 verarbeiten, in einer elektronischen Akte bestehend aus Ihrer Docata-MIN-Promotionsakte und einer dazugehörigen auf Servern der Universität Hamburg geführten komplementären Akte überwiegend gespeichert werden. Das Docata-MIN-IT-System und die dazugehörige Docata-MIN-Datenbank liegen auf Servern der Universität Hamburg.
Promotionsakte in Papier: Bei erfolgreichem und nicht erfolgreichem Abschluss der Promotion wird ein Dokument, das die wichtigsten Eckdaten Ihrer Promotion aus Ihrer elektronischen Akte enthält, erstellt und zusammen mit dem gebundenen Papierexemplar Ihrer Dissertation und sofern zutreffend, einer Kopie Ihrer Promotionsurkunde in Papierform zwecks Dokumentation und nachfolgender Archivierung aufbewahrt. Bei einem Promotionsabbruch wird ein Dokument, das die wichtigsten Eckdaten Ihrer Promotion aus Ihrer elektronischen Akte enthält, erstellt und in Papierform zwecks Dokumentation und nachfolgender Archivierung aufbewahrt.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 EU-DSGVO) erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Promotionsverfahrens, unter Berücksichtigung des Art. 88 EU-DSGVO. Der Zweck der Verarbeitung richtet sich in erster Linie nach den Anforderungen der Durchführung der Promotion, der Erfüllung von Meldepflichten gegenüber Ämtern, Behörden und Aufsichtsinstitutionen, auf Grundlage einer rechtlichen Basis. Den an Ihrem Promotionsverfahren beteiligten Personen (u.a. Mitglieder der Promotionsausschüsse (zuständiger Fach-Promotionsausschuss, sofern notwendig der Fakultäts-Promotionsausschuss), (zu bestellende) Betreuende, (zu bestellende) Gutachter/innen und (zu bestellende) Prüfungskommissionsmitglieder) übermitteln wir personenbezogene Daten von Ihnen zweckgebunden, d.h. diejenigen personenbezogene Daten von Ihnen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben im Rahmen Ihres Promotionsverfahrens durchführen zu können.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten darüber hinaus zur Wahrung unseres berechtigten Interesses von uns oder berechtigter Interessen von Dritten. Beispielsweise:

Gewährleistung der Promovierendenorganisation,
Erstellung von (universitätsinternen) Statistiken und Berichten,
Prüfung und Optimierung von Verfahren,
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.

Innerhalb der Universität Hamburg erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Promotionsverfahrens und gesetzlicher Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen z. B. in der Kategorie IT-Dienstleistungen.

Von der Universität Hamburg dürfen Ihre Angaben für verwaltungsinterne Zwecke auch mit Namen und Anschrift verwendet werden. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt auch für die Stellen und Personen, denen Einzelangaben weitergeleitet werden.

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihrer Promotion. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus Archivordnung und der Promotionsordnung ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen dreißig Jahre für Promotionsakten. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können. Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Promotionsverfahrens erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten gelöscht. Somit werden Promotionsakten wie folgt aufbewahrt bzw. gelöscht:

Elektronische Promotionsakten und Promotionsakten in Papier (siehe Ihre Promotionsakte oben) von Absolvent/innen werden 30 Jahre aufbewahrt und i.d.R. danach archiviert.
Elektronische Promotionsakten und Promotionsakten in Papier (siehe Ihre Promotionsakte oben) von Promovierenden, die das Promotionsverfahren endgültig nicht bestanden haben, werden 30 Jahre aufbewahrt und i.d.R. danach archiviert.
Elektronische Promotionsakten und Promotionsakten in Papier (siehe Ihre Promotionsakte oben) von Abbrecher/innen, die das Promotionsverfahren vor Abschluss abgebrochen haben, werden 30 Jahre aufbewahrt und i.d.R. danach archiviert.
Elektronische Promotionsakten (siehe Ihre Promotionsakte oben) von Promotionskandidat/innen, die den elektronischen Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren in Docata-MIN ausgefüllt, jedoch keinen vollständigen Antrag eingereicht haben, werden i.d.R. 3-6 Monate aufbewahrt und danach gelöscht.

3. Rechtsgrundlagen der Datenerhebung und -verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO oder DSGVO), dem Landesdatenschutzgesetz Hamburg (HmbDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen in der jeweils gültigen Fassung, die auf Ihr Promotionsverfahren Anwendung finden können (Promotionsordnung der Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften, Immatrikulationsordnung, Satzungen der Universität Hamburg, Hamburgisches Hochschulgesetz, Hochschulstatistikgesetz u. a.).

4. Rechte der betroffenen Person

Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO);
Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO);
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die unserem berechtigten Interesse, einem öffentlichen Interesse oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO); erteilte Einwilligungen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI)), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

5. Pflichten der betroffenen Person

Im Rahmen Ihrer Promotion müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Promotionsverfahrens erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Durchführung des Promotionsverfahrens ablehnen müssen. Insbesondere sind wir nach aufsichtsrechtlichen Vorschriften verpflichtet, Sie vor der Begründung der Promotion beispielsweise anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Ihre Wohnanschrift zu erheben.

6. Widerruf der Einwilligung/Widerspruch gegen die Verarbeitung

Ihr Recht auf Widerspruch, Widerruf und Korrektur können Sie gegenüber folgender Anschrift geltend machen:

Datenschutzbeauftragter der Universität Hamburg
Mittelweg 177, 20148 Hamburg
E-Mail: datenschutz@uni-hamburg.de

Erklärung

Ich bin damit einverstanden, dass meine Daten zur oben unter Punkt 2 beschriebenen Datenverarbeitung verarbeitet werden. Meine Einwilligung kann ich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.